Implantação de Sistemas e Tecnologias para controle e descentralização de gestão

1. Envolva os funcionários

Para que um processo de implantação de sistemas aconteça com sucesso em uma empresa, as pessoas são extremamente importantes.

O grau de envolvimento, motivação e até mesmo o senso crítico de cada um serão úteis para o processo.

É essencial explicar para os colaboradores a necessidade de um novo sistema, mostrar os benefícios esperados, deixando claro que a implantação de sistemas precisa da ajuda de cada um deles para que seja realizada com sucesso.

2. Promova treinamentos

Os funcionários da empresa, sejam eles auxiliares, analistas, gestores ou até mesmo os executivos, terão a necessidade de fazer treinamentos, a fim de aproveitar ao máximo os recursos do novo sistema.

Os treinamentos são uma forma rápida de mostrar para as pessoas as principais mudanças que elas irão enfrentar. Além disso, também servem para passar todas as orientações recomendadas para o se dia a dia de trabalho e mostrar, na prática, os benefícios da nova tecnologia.

É preciso planejar quem serão as pessoas escolhidas para fazer treinamentos e também disponibilizar horários variados para que os mesmos possam acontecer.

3. Faça o levantamento completo de requisitos

Entrando no âmbito do sistema em si, é preciso que os fornecedores saibam exatamente o que a empresa espera do novo software.

Para que isso seja possível, deve ser realizado um levantamento de requisitos técnicos e operacionais que o sistema deverá atender.

Dentro desses requisitos entram as regras de negócio da organização, a legislação envolvida, informações de cadastro de clientes, registros de notas fiscais, segurança dos dados, entre outros.

4. Planeje a implantação de sistemas para não paralisar a empresa

É necessário, ainda, se precaver para que o processo de implantação não paralise a empresa. Existem algumas abordagens que podem ser seguidas para esse fim, como por exemplo, a implantação modular do sistema, onde o mesmo é implantado em partes, para não impactar toda a atividade da empresa de uma vez só e, também, facilitar a adaptação dos usuários às mudanças.

5. Realize um mapeamento de processos

Apesar de não estar ligado diretamente à tecnologia, o mapeamento de processos é extremamente importante e precisa ser realizado antes de se implantar um software.

É através dele que o novo sistema irá seguir uma sequência lógica de funcionamento e, nesse caso, um mapeamento de processos mal feito pode prejudicar toda a implantação de sistemas.

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Todos esses cuidados citados aqui podem ajudar bastante na implantação de sistemas de uma empresa, independente do seu tamanho ou área de atuação.